De keuze voor inbesteden en uitbesteden hangt grotendeels af van de bedrijfsvoering en -visie. Wij zetten de keuzes en verantwoording van zeven organisaties voor je op een rij: Provincie Noord-Holland, ProRail, Prinses Máxima Centrum, Royal FloraHolland, DPG Media, Royal HaskoningDHV en Triodos Bank.
Provincie Noord-Holland, multiservicecontract voor brede inzet en flexibiliteit
De Provincie Noord-Holland besteedt een breed pakket aan diensten uit in een multiservicecontract aan Facilicom. Dat reikt van receptie en beveiliging tot schoonmaak en warme drankenautomaten. Dit is bewust breed in de markt gezet, vertelt Yvon Olof, plaatsvervangend sectormanager Facility Management bij de provincie, zodat over de verschillende diensten heen meerwaarde wordt geboden.
Zo is er één aanspreekpunt voor alle diensten. ‘Daardoor worden we ontzorgd’, aldus Olof. ‘Bovendien biedt het kansen voor onze partner om zo breed mogelijk invulling te geven aan de inhoud van het contract.’ Een ander voordeel hiervan is dat ‘facilitaire medewerkers voor alle diensten je oren en ogen kunnen zijn’. En door de centrale aansturing, gebeurt dat door alle medewerkers door dezelfde facilitaire bril.
Naast het multiservicecontract heeft de provincie ook een contract voor ‘ondernemend samenwerken’ met Facilicom afgesloten. Dat geldt ook voor Spie, de partner voor technische beheer en onderhoud. ‘Hiermee formuleren we opdrachten voor zogenaamde crossfunctionele teams die bestaan uit medewerkers van alle drie de partners. Deze aanpak dwingt ons allemaal echt contractoverstijgend te denken.’
ProRail, lage knip door specialistische kennis
Op basis van een nieuw strategisch huisvestingsplan heeft ProRail gekozen voor een lage knip. De afdeling Human Facility Management (HFM) is een regie-organisatie, maar eind 2024 is de van oudsher hoge knip veel lager gelegd op de onderdelen asset management, technisch management en advies- en projectmanagement.
Joost Mors, manager HFM bij ProRail, legt uit: ‘Op de genoemde gebieden zijn we bezig het werk weer naar binnen te halen. Ons primaire proces vraagt echt om specifieke kennis. Techniek in een verkeerleidingpost die 24/7 draait is heel anders dan een kantoor waarin van maandagochtend tot vrijdagmiddag wordt gewerkt. Als je zelf kennis in huis hebt, kun je beter regie voeren op contracten, projecten en dergelijke, vandaar de stap.’
Prinses Máxima Centrum, gemixte aanpak van in- en uitbesteden
Het Prinses Máxima Centrum, gespecialiseerd in kinderoncologie, werkt met een kwetsbare doelgroep. Het herstel van kinderen staat centraal en dus is er veel aandacht voor kind en ouder. Daarom is gekozen voor inbesteding van de diensten die dicht tegen kinderen en ouders aan staan, zoals receptie, telefonie en servicedesk.
‘We maken hier veel mee. Hoewel we gelukkig steeds beter worden in kinderen genezen, overlijden er helaas ook patiënten. Ook front office medewerkers leren ouders en kinderen kennen tijdens hun verblijf’, vertelt Claudia Alflen, manager Facilitair Bedrijf.
En hoewel het ziekenhuis diensten als technisch beheer, schoonmaak en logistiek grotendeels uitbesteed, is Alflen daar op sommige onderdelen op teruggekomen. ‘Overal kom je onze primaire doelgroep tegen en wil je dus het kwalitatief hoge serviceniveau aanbieden.’
Royal FloraHolland, regie-organisatie vanwege kwetsbaar primair proces
Een soortgelijke aanpak, maar om heel andere redenen, is te zien bij Royal FloraHolland. Bijna alle diensten zijn uitbesteed, zoals receptie, catering en gebouwbeheer, in meerdere contracten .
De beveiliging is echter in eigen beheer in een tamelijk unieke vorm. Zo kent Royal FloraHolland een eigen brandweerorganisatie en een zogeheten douane entrepot: een gebied ‘onder douane toezicht’ waar goederen (voorbij de landsgrenzen) worden opgesloten zonder dat er importheffingen betaald hoeven worden.
Het bedrijf kent dus een regie-organisatie, maar wel met een persoonlijke aanpak. Daarin is bewust niet gekozen voor het managing agent-model, vertelt Coen Meijeraan, manager Facility Management bij Royal FloraHolland. ‘De problemen die een managing agent ervaart, wil ik direct vernemen en niet een dag later gezien de kwetsbaarheid van het primaire proces. Als de koeling uitvalt of het IT-systeem hapert waardoor de veilingklok niet meer draait, betekent dat bijna 20 miljoen schade per dag.’
DPG Media, single sourcing met veel bloedgroepen
Bij DPG Media is het balanceren tussen generieke oplossingen en maatwerk bieden. Dat heeft alles te maken met de grote diversiteit aan medewerkers in het kantoor, van radiostations tot krantenredacties. ‘We bieden voldoende flexibiliteit om ruimte te maken voor de verschillende bloedgroepen die we hier in huis hebben’, zegt Stijn van den Acker, Facility Manager bij DPG Media.
Hierom zijn alle operationele diensten bewust laag en tactisch uitbesteed, met uitzondering van de receptie. ‘De keuze voor single sourcing is gedaan om het beste uit de markt te kunnen selecteren en onze flexibiliteit te behouden. Dat heeft te maken met de grootte en met de diversiteit binnen ons bedrijf, die leent zich het beste voor dit model.'
Royal HaskoningDHV, gemixte knip met sociale partijen
Bij ingenieurs- en adviesbureau Royal HaskoningDHV, dat recent intrek heeft genomen in een nieuw monumentaal kantoor in Delft, zijn de catering, schoonmaak en receptie uitbesteed. Waar het bedrijf een stapje verder gaat, is in de samenwerking met lokale partijen.
Dat verschilt per locatie. In Amersfoort besteden ze bijvoorbeeld de schoonmaak uit aan een sociale werkvoorziening (onderdeel van gemeente), in Groningen maken ze gebruik van de gehandicaptenvoorziening ‘Ervaar werk’ en in Delft zetten ze schoonmakers in van de sociale werkplaats ‘Werkse!’. In Amsterdam is er bovendien een speciaal cateringconcept waarbij twee Italiaanse chef-koks een veganistische maaltijd maken waar medewerkers op kunnen inschrijven.
De hard services zijn daarentegen in eigen beheer. ‘Daar ligt deels onze expertise’, zegt Frits Smedts, director Services, Digital & Workplace Solutions bij Haskoning. ‘De innovatieve oplossingen die we ontwikkelen voor klanten gebruiken we ook weer bij interne huisvestingsprojecten.’
Triodos Bank, lage knip en duurzame relaties
Voor het kantoor van Triodos Bank in Driebergen-Rijsenburg staat duurzaamheid bovenaan de prioriteitenlijst. Dat reflecteert de bank in de manier van samenwerken. De facilitaire afdeling kent een regie-organisatie met lage knip, met eigen medewerkers op receptie en Facility Support, maar schoonmaak, catering en beveiliging zijn uitbesteed.
Volgens Robin Eman, hoofd Facility Management bij Triodos, gaan ze met al deze contractpartners een duurzame relatie aan. ‘Het schoonmaakbedrijf gaat bijvoorbeeld al 25 jaar mee. Zij zijn meegegroeid met de vooruitstrevende keuzes die wij willen maken.’
De keuze voor dagschoonmaak betekent bijvoorbeeld dat de schoonmaakmedewerker meer onderdeel uitmaakt van het dagelijks reilen en zeilen binnen de bank. Zo heeft Triodos met alle leveranciers een relatie die gebaseerd is op vertrouwen. Ook zorgt de bank ervoor dat de informatiesystemen toegankelijk zijn voor leveranciers, zodat catering, schoonmaak en beveiliging elkaar kunnen versterken. Eman: ‘We willen de relatie verstevigen, dat levert uiteindelijk een beter product en dienstverlening op’.
