In juni verscheen het rapport Spatial challenges of hybrid work: an exploration of Dutch university campuses. Het rapport is geschreven door onderzoekers van de TU Eindhoven en TU Delft als onderdeel van een grootschaliger onderzoekproject, Campus NL 2023-2027, waarin uitdagingen binnen universiteitscampussen zoals hybride werken worden onderzocht.
De onderzoekers spraken met huisvestingsmanagers van alle veertien Nederlandse universiteiten. Dat liet een opvallend resultaat zien. Want ondanks dat thuiswerken vóór de coronapandemie al gemeengoed was op universiteiten, blijken huisvestingsmanagers veel moeite te hebben om hybride werken door te voeren. Het grootste obstakel: versnippering bij het doorvoeren van de centrale besluitvorming.
Weerstand
Het onderzoek identificeert een reeks aan uitdagingen waar de huisvestingsmanagers van Nederlandse universiteiten mee kampen. Denk aan een lage kantoorbezetting, een balans zoeken tussen autonomie en controle en het sturen van sociale cohesie. Maar de verwachte weerstand tegen het delen van werkplekken staat met stip bovenaan in het rapport.
‘Je kunt vanuit duurzaamheidsoogpunt prima uitleggen dat mensen hun werkplek moeten opgeven nu deze zo vaak leegstaan, maar dat vinden die mensen niet automatisch een goed idee.’ Dat zegt Rianne Appel-Meulenbroek, associate professor aan de TU Eindhoven en een van de deelnemende onderzoekers, in een interview met Facto. Bovendien zijn universiteiten onderverdeeld in faculteiten die een hoge mate van autonomie kennen. Top-down beleid dringt daardoor lastig door.
Als hoogleraren dwars gaan liggen, kiest de directie vaak eieren voor hun geld”
‘Hoogleraren hebben veel kennis en expertise, en dus macht. Als zij dwars gaan liggen in de faculteit, kiest de directie/schoolbestuur vaak eieren voor hun geld, want ze willen geen vertrekkende hoogleraren’, zegt Appel-Meulenbroek. ‘Bovendien zijn hoogleraren bang voor een open office-situatie, die al jaren slecht uit de bus komt in onderzoeken. Dat past – volgens hen – niet bij het denkwerk dat zij doen.’
Ook bij de TU Eindhoven heeft dit voor spanning gezorgd. Volgens Appel-Meulenbroek wilde de dienst huisvesting bij grootschalige renovaties al flexibel werken doorvoeren. ‘Daar kwam zoveel weerstand op dat het bij de meeste gebouwen uiteindelijk toch niet is ingevoerd.’
Leegstand
Wat de situatie extra lastig maakt, is dat de bezettingsgraad van universiteiten sowieso laag is. Voor de pandemie werden kantoorruimtes in universiteiten zo’n 40 procent van de tijd gebruikt. Nu is dat 30 tot 20 procent. Dit zet huisvestingsmanagers voor een impasse: een potentieel ruimtetekort én een lage bezettingsgraad van kantoorruimtes is op te lossen met hybride werken, maar daarvoor ontbreekt het mandaat.
Een situatie die ook wordt gevoeld bij Wageningen University & Research (WUR). Volgens Herman Kok, docent Workplace Transformation en Entrepeneurship, zijn de formele werkplekken op de campus ‘nog niet voor de helft bezet’. Volgens Kok is het percentage thuiswerkers sinds de pandemie structureel hoger dan ervoor en is er veel vrijheid om thuis of op locatie te werken. Dit alles zonder afdwingbare kaders.
Mijn hoogleraar is fel tegenstander van hybride werken”
De WUR heeft wel een centraal strategisch kader, maar volgens Kok is de invulling daarvan dan weer decentraal. ‘Hybride werken maakt onderdeel uit van het Strategisch Huisvestingsplan, dat algemeen beleid en uitgangspunten formuleert voor de hele organisatie. Elke faculteit of afdeling maakt op basis van het SHP een eigen huisvestingsplan en werkplekconcept dat past bij hun behoeften, in samenspraak met medewerkers via enquêtes.’
Maar Kok heeft zo’n enquête nooit meegemaakt. ‘Waarschijnlijk omdat dit niet door mijn hoogleraar wordt aangemoedigd’, zegt hij. ‘Hij is fel tegenstander van hybride werken.’
Ruimtebehoefte-model
Dat het ook anders kan, wil Radboud Universiteit bewijzen met een nieuw programma. De universiteit kampt met exact dezelfde uitdagingen als andere universiteiten, van top-down opgelegd beleid dat niet aanslaat bij de faculteiten tot faculteitsmanagers die geen slagkracht ervaren. Tegelijk moet de komende twee jaren flink worden bezuinigd op vierkante meters.
Daarom heeft de universiteit het programma Radboud Duurzaam Werken opgezet. Hiermee wordt gewerkt aan een slimmere omgang met de beschikbare vierkante meters op de campus én aan de ondersteuning van de werkcultuur.
Hoogleraren hebben niet meer het alleenrecht op een werkplek”
De basis voor dit programma is een werkplekbeleid en een ruimtebehoefte-model. 'Met dat model brachten we in kaart wat medewerkers echt nodig hebben, zoals de gewenste verhouding van verschillende typen werkplekken', vertelt Jeffrey Geelen, huisvestingsmanager bij Radboud Universiteit. Vervolgens is op afdeling- en teamniveau een werkstijlanalyse uitgevoerd om in beeld te brengen wat de werkpatronen zijn.
Vanuit Radboud Duurzaam Werken wordt op deze data gestuurd om een gezonde werkplekbalans te realiseren. Het resultaat is dat werkplekken niet meer exclusief zijn en op hiërarchie worden ingedeeld. Hoogleraren kunnen bijvoorbeeld nog steeds een eigen werkplek claimen op de dagen dat zij die nodig hebben. 'Maar ze hebben niet meer het alleenrecht’, aldus Geelen. ‘Op dagen dat de kamer leegstaat, kan bijvoorbeeld een promovendus er gebruik van maken.’
‘Iedereen is welkom’
Hoe heeft Radboud Universiteit de impasse van menig huisvestingsmanager weten te doorbreken? ‘Door gedeeld eigenaarschap’, zegt Geelen. ‘We proberen vanuit het programma, met ondersteuning van Campus & Facilities, het gesprek over gedeeld gebruik en leiderschap te ondersteunen, maar faculteiten blijven eindverantwoordelijk. We laten het bestuur én de ondersteunende commissies meebepalen en informeren hen over signalen van de werkvloer.’ Zo komt het signaal niet alleen van bovenaf, maar ook vanuit de organisatie zelf.
Dat betekent ook dat er geen one-size-fits-all oplossing is. Faculteiten hebben elk hun eigen behoeftes over het gebruik van de werkomgeving. Bovendien zijn er op een campus vaak verschillende gebouwen uit diverse bouwperiodes, waardoor elk gebouw uniek is in hoe werkplekken worden vormgegeven. Geelens tip is dan ook: dwing niet af, maar ga het gesprek aan.
‘Er klonken wel eens dreigementen, zoals: “Dan ga ik wel naar een andere universiteit”’, zegt Geelen. ‘Maar als we het gesprek omdraaien en in kaart brengen wat een hoogleraar nou echt nodig heeft vanuit zijn of haar werkpatroon, ontstaat er wederzijds begrip en bereidheid. Dan zegt dezelfde hoogleraar: “Iedereen is welkom op mijn kamer, zolang ik maar een uitloopmogelijkheid heb”. Zo ontstaan er werkbare oplossingen.’
Hoewel er nog geen concreet bewijs is van de effecten van dit nieuwe werkplekbeleid, omdat de meeste projecten nog in ontwikkeling zijn, verwacht Geelen dat de bezettingsgraad bij Radboud zijn gestegen. ‘En we verwachten dat die vanaf september nog hoger gaat zijn.’
