Tekort aan werkplekken op piekdagen? Creëer een overflow

Een van de mogelijkheden voor organisaties die te maken hebben met een tekort aan werkplekken op piekdagen is het creëren van een overflow. In een interview met Facto vertelt David Verbeek, Head of Facility Management NL bij Galapagos, hoe hij dat doet in het kantoor in Leiden.

Op dinsdag en donderdag, zo vertelt Verbeek, is het kantoor gewoon vol. 'Dan is de bezetting meer dan 80 procent qua unieke bezoekers, maar in de basis zitten we rond de 70 procent. Kijk je naar de werkplekbezetting op piekdagen, dan zijn eigenlijk alle werkplekken bezet en kan het gebeuren dat het voor collega’s om elf uur ‘s ochtends niet makkelijk is om een werkplek te vinden.’

Handdoekje leggen

Het probleem wordt onder andere veroorzaakt door medewerkers die twee werkplekken, bijvoorbeeld een standaardbureau terwijl ze een deel van de dag elders in het pand in vergadering zijn. 'Handdoekje leggen' dus, iets dat overigens vaak onbewust gebeurt.

Bekijk ook

Herinrichting stadskantoor Utrecht (20.000 m2): dit wordt de nieuwe werkplekmix

Meer en beter communiceren over werkplekconcept

Om dat handdoekje leggen terug te dringen wil Verbeek een campagne starten waarin het activity based working en het bijkomende clear desk-principe nog een keer goed wordt uitgelegd.
'Er zijn mensen die het heel normaal vinden om achter hun bureau een conference-call te voeren in de open space, maar er zijn ook collega’s die voor ieder kort telefoontje netjes een phone booth in duiken. Je moet blijkbaar beter uitleggen wat ze in bepaalde situaties eigenlijk zouden moeten doen.’

Er komen additionele werkplekken waar medewerkers kunnen aanlanden”

Additionele werkplekken om een uurtje te werken

Tegelijk wil Verbeek het tekort aan werkplekken op piekdagen tegengaan door het creëren van een overflow.
Concreet: er komen additionele werkplekken waar medewerkers kunnen aanlanden en tussen vergaderingen en besprekingen door even een uurtje kunnen werken. Daartoe worden de lange tafels in de living rooms voorzien van stopcontacten voor het opladen van een laptop.

‘Als we dat doen, gaat dat al schelen, denkt Verbeek. 'Er is echt voldoende plek, maar de uitdaging is voorkomen dat mensen ergens gaan zitten en die plek bezet houden terwijl ze elders in het pand ‘Als we dat doen, gaat dat al schelen, denkt Verbeek. 'Er is echt voldoende plek, maar de uitdaging is voorkomen dat mensen ergens gaan zitten en die plek bezet houden terwijl ze elders in het pand een aantal uur in een vergadering zitten.’