1. Wat staat er in een verzuimbeleid?
In het verzuimbeleid ligt vast wat werkgever en werknemer van elkaar kunnen verwachten in het geval van verzuim. Het uiteindelijke doel hierbij is om een spoedige terugkeer naar werk te bevorderen. Iedere werkgever is verplicht om een ziekteverzuimbeleid op te stellen.
Arbodiensten kunnen helpen om de verschillende standaardversies van het verzuimbeleid op maat voor de organisatie samen te stellen. Het opgestelde verzuimbeleid moet goedgekeurd worden door de OR of personeelsvertegenwoordiging.
Wat er precies staat in het verzuimbeleid, bepaalt de organisatie zelf. Een onderdeel van het verzuimbeleid is in ieder geval het verzuimprotocol. In dit protocol leg je vast wat er van elkaar (werknemer en werkgever) verwacht wordt in het geval van verzuim.
Zo kun je in het protocol bijvoorbeeld vastleggen dat van werknemers verwacht wordt dat ze, voorafgaand aan de ziekmelding, zelf nadenken of er taken zijn die ze mogelijk nog vanuit huis kunnen doen. De leidinggevende mag hier namelijk niet naar vragen, maar een goed werknemer vertelt uit zichzelf of er nog mogelijkheden zijn om taken te verrichten.
Het is belangrijk om in het protocol duidelijk te vermelden dat er ook van de werknemer verwacht wordt dat diegene alles op alles zet om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan.
Verder kun je in het verzuimbeleid dingen vastleggen als de rol van de vertrouwenspersoon bij verzuim, de manier waarop de organisatie omgaat met conflict en verzuim en de regels omtrent vakantie tijdens verzuim. Leg alle veelvoorkomende onderwerpen van verzuim vast om onduidelijkheid te voorkomen. Ook is het belangrijk dat je in het beleid vastlegt dat je ieder jaar een analyse maakt van je verzuim. En vooral: dat je gaat kijken wat je hiervan kunt leren.
2. Wat is de rol van de arboprofessional in het opstellen van een verzuimbeleid?
Binnen het MKB verzorgt de gecertificeerde arbodienst vanuit een vangnetregeling de verzuimbegeleiding richting de zieke werknemer. De dienst legt aan zowel de werkgever als de werknemer uit wat er gedaan moet worden.
Bij grotere bedrijven is de register casemanager vaak degene die het verzuimbeleid opstelt, maar die werkt veelal onder de HR-directeur. De casemanager doet het meest, maar de HR-directie heeft uiteindelijk de eindverantwoordelijkheid. Het is dus wel belangrijk dat HR over de schouder van de register casemanager meekijkt.
Ook is het van belang om de preventiemedewerker bij het verzuimbeleid te betrekken. De beleidsmaker kan met de preventiemedewerker in gesprek om te horen wat diegene ziet gebeuren binnen de organisatie. Een preventiemedewerker staat vaak dicht bij de medewerkers, weet wat er speelt en kan goede adviezen geven over wat je als organisatie kunt doen om verzuim te voorkomen.
3. Waarom is het zo belangrijk om een verzuimbeleid te hebben?
Het verzuim in Nederland blijft maar stijgen. Maar veel bedrijven hebben nog een verzuimbeleid uit 2009. De arbeidsmarkt zag er toen heel anders uit en er was minder verzuim. Vaak sluit het verzuimbeleid van toen niet meer aan op de situatie van nu.
Daarnaast vinden en denken werknemers heel snel dat alles bij de werkgever hoort te liggen. Qua rolverdeling heeft de werkgever de eindverantwoordelijkheid, maar de werknemer heeft een meewerk- en inspanningsverplichting. Dat wordt soms vergeten.
4. Wat zijn de grootste voordelen van het hebben van een goed verzuimbeleid?
Duidelijkheid. Werkgever en werknemer moeten alles op alles zetten om re-integratie mogelijk te maken. Dat mensen weten wat zij van elkaar kunnen verwachten, hoort bij een succesvolle organisatie. Re-integratie is niet vrijblijvend, dat moet de werknemer weten. Als de werknemer niet meewerkt, kan er een loonstop volgen. Ik denk dat veel medewerkers daar niet van op de hoogte zijn. Leg als organisatie in het verzuimbeleid uit waarom en wanneer je welke stappen neemt. Dat zorgt voor begrip.
5. Mag je van werknemers verwachten dat ze weten wat er in het verzuimbeleid staat?
Nee. De arboprofessional is specialist op dit terrein, die heeft hier ook een verantwoordelijkheid in. Maar de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de organisatie. Niet bij de werknemer. Je kunt niet van mensen verwachten dat ze heel zo'n verzuimbeleid gaan lezen. Dat doen ze pas zodra ze er zelf mee te maken krijgen – en vaak doen ze het dan nog niet. Daarom moet je het verzuimbeleid als werkgever uitleggen. Communiceer erover. Maak het makkelijk vindbaar, bijvoorbeeld op intranet.
6. Wat zijn de meest gemaakte fouten op het gebied van het verzuimbeleid?
Dat er niets gecheckt en/of gemeten wordt. Je kunt een heel mooi beleid opstellen, maar het is ook belangrijk om eens per jaar te kijken of je wel tevreden bent met het beleid. Kijk goed naar de verzuimcijfers en beslis of er verbetering nodig of mogelijk is. Dit moet een voortdurende cyclus zijn. Op papier kunnen de plannen er schitterend uitzien, maar in de praktijk loop het vaak anders. Durf daar dan eerlijk over te zijn.
7. Heb je nog tips voor arboprofessionals?
Als arboprofessional is het van belang om de verbinding te zoeken met alle partijen: de OR, HR, directie en bedrijfsarts, zodat iedereen weet wat er van elkaar verwacht wordt.
Ga als bedrijfsarts ook elk jaar het gesprek aan met de OR en de preventiemedewerker. Nodig daar tevens de register casemanager en de werkgever bij uit. Luister goed naar wat er speelt binnen de organisatie. Vanuit de organisatie is er namelijk regelmatig frustratie tegenover de bedrijfsarts. Medewerkers kunnen vinden dat de bedrijfsarts onvoldoende afstemming zoekt naar wat er nog wél mogelijk is binnen de organisatie.
Vanuit de werkgever is het van belang om altijd input te geven hoe de re-integratie verloopt. Check als arboprofessional bij het bedrijf waaraan je adviseert wat er goed gaat en wat er beter kan. Of waar de leidinggevende zich zorgen over maakt. Vooral bij stagnaties in de re-integratie is het advies van de bedrijfsarts nodig. Leg altijd uit aan de werkgever wat diegene kan doen om de re-integratie te versnellen. De werkgever moet zorgen voor de randvoorwaarden die daarvoor nodig zijn. Het is de arboprofessional die hierover kennis van zaken heeft.
En tot slot: ga als arboprofessional eens kijken naar preventie. Als het goed is, heeft elke organisatie een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) met bijbehorend plan van aanpak. Vanuit dit plan van aanpak is het goed om te kijken welke organisatie-brede interventies in te zetten zijn. Denk ook aan de groepsrapportage van een Preventief Medisch Onderzoek (PMO). Zulke rapporten belanden vaak in een la en dat is zonde. Want juist hieruit zijn de in te zetten interventies af te leiden om toekomstig verzuim te voorkomen.
Bron: PW
